Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu schicken, war jahrelang Standard. Das ändert sich: Für Geschäftskunden (B2B) wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht. Viele kleine Betriebe haben davon gehört, aber noch nichts umgesetzt, weil unklar ist, was genau gilt und was bis wann zu tun ist.
Dieser Artikel fasst die Fristen verständlich zusammen, erklärt die Formate und gibt Ihnen eine praktische Checkliste. Wichtig vorab: Wir sind IT-Dienstleister, keine Steuerberater. Klären Sie Details Ihres Einzelfalls mit Ihrer Kanzlei.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine Software automatisch auslesen kann. Sie folgt dem europäischen Standard EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:
XRechnung: reines XML-Format, ursprünglich für Behörden, nicht gut lesbar ohne Software.
ZUGFeRD (ab Version 2.x): eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Sie sieht aus wie ein PDF und enthält zusätzlich die maschinenlesbaren Daten.
Eine einfache PDF-Rechnung, die Sie in Word oder per Rechnungsvorlage erstellen, ist ab der jeweiligen Frist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes mehr.
Die Fristen im Überblick
Nach den Angaben der IHK Potsdam gilt für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen:
Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
Seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können |
Bis Ende 2026 | Papierrechnungen sind weiter erlaubt, andere elektronische Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers |
Bis Ende 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiter Papier oder andere Formate nutzen |
Ab 1.1.2028 | Alle Unternehmen müssen im B2B E-Rechnungen ausstellen |
Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nach aktuellem Stand keine E-Rechnungen ausstellen, aber auch sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Details hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 15. Oktober 2025 konkretisiert.
Der wichtigste Punkt: Empfangen müssen Sie bereits jetzt. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können.
Was das für kleine Betriebe praktisch bedeutet
In den meisten Betrieben geht es um drei Aufgaben:
1. Empfangen: Eine E-Rechnung kommt meist per E-Mail. Eine XRechnung als XML-Datei lässt sich ohne passendes Programm kaum lesen. Sie brauchen eine Möglichkeit, die Datei zu öffnen, zu prüfen und weiterzugeben.
2. Verarbeiten: Die Daten müssen in Ihre Buchhaltung oder an Ihren Steuerberater gelangen. Viele Buchhaltungsprogramme und Kanzleilösungen können das, aber nicht jede ältere Version.
3. Archivieren: Die E-Rechnung muss in ihrem Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder reiner Screenshot reicht nicht. Für Buchungsbelege gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, bitte stimmen Sie die Details mit Ihrem Steuerberater ab.
Das Ausstellen kommt ab 2027 oder 2028 dazu. Wer jetzt ein Rechnungsprogramm anschafft oder erneuert, sollte darauf achten, dass es E-Rechnungen erzeugen kann.
Die 6-Punkte-Checkliste
Empfangsadresse einrichten: Ein eigenes Postfach, etwa [email protected], verhindert, dass E-Rechnungen in persönlichen Postfächern untergehen.
Buchhaltungssoftware prüfen: Kann sie XRechnung und ZUGFeRD lesen? Wenn nein, fragen Sie den Hersteller nach dem Update-Plan.
Mit dem Steuerberater abstimmen: Wie sollen Rechnungen künftig übergeben werden? Viele Kanzleien arbeiten mit eigenen Portalen (siehe „DATEV allein reicht nicht").
Archivierung klären: Wo liegen die Originaldateien? Sie brauchen eine revisionssichere, regelmäßig gesicherte Ablage mit Zugriffsschutz.
Ausgangsrechnungen planen: Rechnungsprogramm auf E-Rechnung umstellen, Kundendaten wie Leitweg-ID oder E-Mail-Adresse für den Empfang sammeln.
Team informieren: Wer nimmt Rechnungen an? Wer bucht sie? Wer prüft die Formate? Klare Zuständigkeiten vermeiden Verzögerungen.
Wo IT-Betreuung konkret hilft
Die E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsthema, sondern auch ein IT-Thema. Typische Aufgaben, die oft liegen bleiben:
das Funktionspostfach sauber einrichten und absichern
Viewer oder Software auswählen, die XML-Rechnungen lesbar macht
Backups und Archivablage so aufsetzen, dass Originaldateien dauerhaft erhalten bleiben
Schnittstellen zwischen Rechnungsprogramm, Kanzlei und Ablage herstellen
Mitarbeiter einweisen, damit niemand eine E-Rechnung versehentlich löscht oder ausdruckt
Wer ohnehin Microsoft 365 nutzt, kann viele dieser Abläufe über Postfächer, SharePoint und Regeln abbilden. Mehr dazu in „Microsoft 365 für kleine Unternehmen".
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Malerbetrieb mit drei Mitarbeitern bezieht Material von einem Großhändler. Der Händler stellt auf ZUGFeRD um und schickt die Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten an die allgemeine Büro-Adresse. Ohne Vorbereitung passiert Folgendes: Die Chefin öffnet die Mail, sieht ein normales PDF, druckt es aus und heftet es ab. Die eingebetteten Daten gehen im Prozess verloren, und der Original-Beleg existiert nur noch auf Papier.
Mit Vorbereitung läuft es anders: Die Rechnung landet im Postfach rechnungen@, wird automatisch in einen definierten Ordner verschoben, ist dort unveränderbar abgelegt und wird per Weiterleitung oder Portal an den Steuerberater übergeben. Der Aufwand pro Rechnung ist danach geringer als vorher, weil Abtippen entfällt und die Daten direkt weiterverarbeitet werden können.
Der Unterschied liegt nicht in teurer Technik, sondern in einem einmal sauber eingerichteten Ablauf.
Typische Fehler
Abwarten bis 2028: Wer jetzt noch nichts umgesetzt hat, riskiert, dass eingehende E-Rechnungen übersehen werden, weil die Empfangspflicht schon gilt.
PDF mit XRechnung verwechseln: Ein PDF mit einer Datei „Rechnung.xml" im Anhang kann tatsächlich eine E-Rechnung sein. Die XML-Datei darf nicht entfernt werden.
Ausdrucken und abheften: Der Papierbeleg ersetzt die Originaldatei nicht.
Alles dem Zufall überlassen: Ohne Zuständigkeit fällt die Umstellung im Alltag hinten runter.
Die E-Rechnung ist weniger ein Technikproblem als ein Organisationsproblem. Wer Zuständigkeiten und Ablage klärt, hat das Schwierigste erledigt.
Was wir für Betriebe umsetzen
Wir richten Postfächer und Ablagen für den E-Rechnungs-Empfang ein, prüfen Ihre Programme auf Kompatibilität, sichern die Archivierung und weisen Ihr Team ein. Mehr zu unserer laufenden Betreuung finden Sie unter IT-Service von Webovo.
Fazit
Die E-Rechnung kommt schrittweise, aber der Empfang gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen bleibt je nach Umsatz bis Ende 2026 oder 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für alle im B2B. Wer jetzt Empfangsadresse, Software, Archiv und Zuständigkeiten klärt, geht ohne Stress in die Umstellung.