Der Drucker streikt, das WLAN ist langsam, ein Mitarbeiter hat ein Phishing-Mail angeklickt, und das Backup hat zuletzt vor drei Monaten funktioniert – vielleicht. In vielen kleinen Unternehmen kümmert sich irgendjemand „nebenbei" um die IT. Solange alles läuft, fällt das nicht auf. Wenn nicht, wird es teuer.
Die Frage nach professioneller IT-Betreuung ist dann naheliegend, ebenso die zweite: Was kostet das eigentlich? Dieser Artikel zeigt die gängigen Abrechnungsmodelle, nennt eine realistische Größenordnung und erklärt, was in einen guten Betreuungsvertrag gehört.
Die drei gängigen Abrechnungsmodelle
Stundenabrechnung („Break-Fix"): Sie rufen an, wenn etwas kaputt ist, und zahlen nach Aufwand. Das ist flexibel und günstig, solange selten etwas passiert. Es gibt aber keine laufende Pflege, und im Ernstfall zählt die Verfügbarkeit des Dienstleisters.
Pauschale pro Arbeitsplatz: Sie zahlen einen festen Monatsbetrag je Gerät oder Nutzer. Dafür sind Überwachung, Updates, Support und Basisschutz enthalten. Die Kosten sind planbar, und der Dienstleister hat ein Interesse daran, dass möglichst wenig ausfällt.
Grundgebühr plus Kontingent: Eine feste monatliche Gebühr für Betreuung und Pflege, dazu ein Stundenkontingent oder Abrechnung nach Aufwand für größere Anliegen. Das ist ein Mittelweg, der bei kleinen Teams oft gut passt.
Modell | Vorteil | Nachteil | Passt für |
|---|---|---|---|
Stundenabrechnung | Zahlung nur bei Bedarf | Keine Vorsorge, Kosten schwanken | Sehr kleine Betriebe mit wenig IT |
Pauschale je Arbeitsplatz | Planbar, Pflege enthalten | Fixkosten auch ohne Störung | Teams mit mehreren Arbeitsplätzen |
Grundgebühr plus Kontingent | Gute Mischung | Umfang muss klar definiert sein | Kleine Büros, Praxen, Kanzleien |
Welche Größenordnungen sind realistisch?
Die Preise unterscheiden sich stark nach Region, Umfang und Reaktionszeit. Als grobe Orientierung nennen Preisübersichten von IT-Dienstleistern (zum Beispiel hagel-it.de) für den deutschen Markt:
Stundensätze für Standard-IT-Service von etwa 90 bis 140 Euro netto, für Spezialisten (Security, Microsoft-365-Architektur) auch darüber.
Pauschalen für umfassende Managed-Services von etwa 50 bis 90 Euro pro Arbeitsplatz und Monat, mit Überwachung rund um die Uhr, Patchmanagement, Helpdesk und Basisschutz.
Das sind Beispiele aus dem Markt, keine festen Preise. Für kleine Büros mit überschaubarer Umgebung liegen die Beträge je nach Leistungsumfang oft darunter, für Umgebungen mit Servern, mehreren Standorten oder Branchenanforderungen darüber.
Was den Preis nach oben oder unten bewegt
Anzahl der Arbeitsplätze: Pro Gerät sinkt der Preis mit wachsender Größe.
Server und Infrastruktur: Ein eigener Server im Büro verursacht mehr Aufwand als reine Cloud-Dienste.
Reaktionszeit: Eine garantierte Reaktion binnen einer Stunde kostet mehr als eine Antwort am selben Werktag.
Standorte und Homeoffice: Mehr Standorte und mobile Geräte bedeuten mehr Verwaltung.
Compliance-Anforderungen: Praxen, Kanzleien und Betriebe mit sensiblen Daten brauchen mehr Dokumentation und Absicherung.
Eigene IT-Kenntnisse im Haus: Wenn jemand im Team Basisaufgaben übernimmt, sinken die Kosten.
Was in einen Betreuungsvertrag gehört
Ein günstiger Preis nützt nichts, wenn die Leistung vage bleibt. Achten Sie auf diese Punkte:
Klarer Leistungsumfang: Was ist enthalten, was kostet extra? Hardware, Projekte und Spezialsoftware sind meist separat.
Reaktionszeiten: Innerhalb welcher Zeit meldet sich der Dienstleister? Gilt das auch im Urlaub oder bei Krankheit?
Überwachung und Updates: Werden Geräte, Server und Netzwerk überwacht? Werden Sicherheitsupdates regelmäßig eingespielt?
Datensicherung: Wer prüft, ob Backups laufen, und wer testet regelmäßig, ob sie sich wiederherstellen lassen? Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, kein Backup.
Schutz vor Schadsoftware: Virenschutz, Firewall, Mail-Filter. Was davon ist inklusive?
Verwaltung von Microsoft 365 oder anderen Diensten: Konten, Lizenzen, Rechte, Offboarding von Mitarbeitern (siehe „Microsoft 365 für kleine Unternehmen").
Dokumentation: Sie sollten jederzeit wissen, welche Geräte, Konten und Dienste es gibt. Zugangsdaten und Admin-Rechte gehören Ihnen, nicht dem Dienstleister.
Datenschutz: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Pflicht, wenn der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten hat.
Laufzeit und Kündigung: Zwölf Monate Mindestlaufzeit mit anschließend einfacher Kündigung sind üblich, ewige Bindungen sollten Sie hinterfragen.
Ein Rechenbeispiel
Zur Veranschaulichung ein bewusst vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten, keine Preisangabe: Ein Büro mit sechs Arbeitsplätzen hat im Jahr durchschnittlich zwölf Störungen und Anfragen, die zusammen etwa 18 Stunden IT-Aufwand verursachen. Bei Stundenabrechnung zu 100 Euro wären das 1.800 Euro, dazu kommt ungeplant ein größeres Problem, etwa ein Rechner-Ausfall oder ein Mailproblem, mit weiteren Stunden und Wartezeit.
Mit einer Pauschale oder Grundgebühr zahlen Sie einen festen Betrag, dafür laufen Updates, Backups und Überwachung regelmäßig mit. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, wie oft Probleme auftreten und wie teuer ein Stillstand für Sie ist. Entscheidend ist der Blick auf die Summe: laufende Kosten, Störungen, Ausfallzeiten und das Risiko eines Datenverlusts.
Eine ehrliche Beratung rechnet das mit Ihren Zahlen durch und empfiehlt auch Stundenabrechnung, wenn sie für Sie die bessere Wahl ist.
Die Rechnung hinter der Rechnung
IT-Betreuung wirkt wie ein reiner Kostenpunkt, bis man ausrechnet, was ein Ausfall kostet. Wenn drei Mitarbeiter einen halben Tag nicht arbeiten können, summiert sich das schnell. Kommt ein Datenverlust oder ein Erpressungsangriff dazu, geht es um ganz andere Beträge. Eine sinnvolle Rechnung vergleicht daher nicht nur „Betreuung ja oder nein", sondern: Was kostet mich eine Stunde Stillstand, und wie oft passiert das?
Ein weiterer Effekt: Gut gepflegte Systeme verursachen weniger Störungen, und wer feste Ansprechpartner hat, verliert nicht jedes Mal Zeit mit der Suche nach Hilfe.
Gute IT-Betreuung erkennen Sie daran, dass sie kaum auffällt, weil vieles gar nicht erst ausfällt.
Pauschale oder Stunden: eine Entscheidungshilfe
Nur selten Probleme, wenige Geräte, keine sensiblen Daten? Stundenabrechnung kann reichen, am besten mit einem festen Ansprechpartner.
Mehrere Arbeitsplätze, Kundendaten, Homeoffice? Eine Pauschale oder Grundgebühr schafft Planbarkeit und Vorsorge.
Praxis, Kanzlei oder Betrieb mit besonderen Datenschutzanforderungen? Ein Vertrag mit klaren Pflichten, Dokumentation und AVV ist fast immer sinnvoll.
Was wir für Betriebe umsetzen
Wir betreuen die IT kleiner Unternehmen persönlich: von Arbeitsplätzen und Netzwerk über Microsoft 365 bis zu Backup und Sicherheit, mit klaren Leistungen statt Fachchinesisch. Mehr dazu finden Sie unter IT-Service von Webovo.
Fazit
IT-Betreuung für kleine Unternehmen gibt es als Stundenabrechnung, als Pauschale oder als Mischmodell. Welches passt, hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, dem Risiko und Ihrem Anspruch an Verfügbarkeit ab. Entscheidend ist weniger der günstigste Preis als ein klar beschriebener Leistungsumfang mit Backup, Updates, Dokumentation und fairen Vertragsbedingungen.