Reaktionszeiten von mehreren Tagen, Rechnungen, die niemand nachvollziehen kann, und die Antwort „Das ist bei Ihnen so eingerichtet" auf jede Rückfrage: Wer so etwas kennt, überlegt irgendwann, den IT-Dienstleister zu wechseln. Gleichzeitig zögern viele. Was, wenn dabei etwas ausfällt? Wer hat überhaupt die Passwörter? Und was sagt der Altanbieter dazu?
Ein Wechsel ist besser machbar, als die meisten glauben, wenn man ihn strukturiert angeht. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie.
Warum Betriebe wechseln
Die häufigsten Gründe, die wir hören:
Schlechte Erreichbarkeit: Anfragen bleiben liegen, Ansprechpartner wechseln ständig.
Intransparenz: Niemand erklärt, was eigentlich betreut wird und wofür abgerechnet wird.
Veraltete Technik: Systeme laufen, wie sie vor Jahren eingerichtet wurden.
Kein Konzept für Sicherheit: Backups, Updates und Zugriffsrechte sind unklar.
Gewachsene Anforderungen: Homeoffice, Microsoft 365 oder Cloud-Telefonie überfordern den bisherigen Anbieter.
Ein Wechsel ist keine Anklage. Es ist eine unternehmerische Entscheidung, die dazu gehört, wenn sich Anforderungen ändern.
Schritt 1: Vertrag und Fristen prüfen
Bevor Sie irgendetwas ankündigen, lesen Sie den bestehenden Vertrag. Achten Sie auf:
Laufzeit und Kündigungsfrist: Ab wann können Sie kündigen, und in welcher Form?
Pflichten zur Übergabe: Ist geregelt, dass Dokumentation und Zugangsdaten herausgegeben werden?
Eigentum: Wem gehören Domain, Lizenzen, Hardware und Cloud-Konten? In vielen Fällen sind Domains oder Microsoft-365-Mandanten auf den Dienstleister angemeldet, nicht auf Sie.
Das ist der wichtigste Punkt des Wechsels: Sie sollten Eigentümer Ihrer Daten, Konten und Zugänge sein.
Schritt 2: Bestandsaufnahme
Sammeln Sie, was es gibt. Ihr neuer Dienstleister wird das ohnehin zuerst tun, und je besser Sie vorbereitet sind, desto schneller geht es:
Bereich | Was Sie wissen sollten |
|---|---|
Geräte | Welche Rechner, Drucker, Server, Smartphones gibt es? |
Netzwerk | Router, Firewall, WLAN, Internetanbieter |
Konten | E-Mail, Microsoft 365, Domains, Hosting |
Software | Lizenzen und Versionen, auch Branchen- und Kanzleisoftware |
Backup | Was wird gesichert, wohin, wie oft, wer prüft es? |
Telefonie | Anlage, Rufnummern, Anbieter |
Zugänge | Wer hat Administratorrechte, wer Fernwartung? |
Eine einfache Tabelle reicht. Wo Lücken bleiben, ist das ein Ergebnis für sich: Es zeigt, was bisher nicht dokumentiert war.
Schritt 3: Dokumentation und Zugangsdaten anfordern
Bitten Sie den bisherigen Dienstleister schriftlich um eine Übergabe: Netzwerkplan, Geräteliste, Zugangsdaten, Lizenzübersicht und Backup-Dokumentation. Ein professioneller Anbieter liefert das. Bei Verzögerungen hilft ein Hinweis auf Ihre Eigentümerrechte und eine Frist.
Wichtig: Dazu gehören auch Administratorzugänge zu Microsoft 365, zum Domain-Anbieter, zur Firewall und zum Router. Ohne sie ist ein Wechsel kaum möglich.
Schritt 4: Neuen Dienstleister auswählen
Gehen Sie nicht nur nach dem Preis. Fragen Sie nach:
Ansprechpartner und Erreichbarkeit
Leistungsumfang und Reaktionszeiten (Orientierung bietet unser Artikel „Was kostet IT-Betreuung für kleine Unternehmen?")
Erfahrung mit Betrieben Ihrer Größe und Branche
Dokumentation und transparenter Abrechnung
Auftragsverarbeitungsvertrag für den Datenschutz
Ein guter Anbieter begleitet auch den Übergang, statt nur „ab dem 1." zu übernehmen.
Schritt 5: Der Übergang mit Zeitplan
Ein typischer Ablauf für ein kleines Büro:
Woche 1–2: Vertrag kündigen, Dokumentation anfordern, Bestandsaufnahme mit dem neuen Anbieter.
Woche 2–3: Zugänge übernehmen, Backups prüfen, Passwörter ändern.
Woche 3–4: Parallelbetrieb: neuer Anbieter ist Ansprechpartner, der alte bleibt im Hintergrund erreichbar.
Ab Vertragsende: Der alte Anbieter verliert alle Zugänge, der neue betreut vollständig.
Der Parallelbetrieb ist entscheidend: Er verhindert Lücken, in denen niemand zuständig ist.
Schritt 6: Zugänge entziehen und Passwörter erneuern
Das wird häufig vergessen, ist aber sicherheitsrelevant. Nach der Übergabe sollten Sie:
Fernwartungszugänge des alten Anbieters entfernen
Administratorkonten und Passwörter ändern
Zugriffe auf Firewall, Router, Server und Cloud-Dienste neu vergeben
Zugänge in Microsoft 365 und beim Domain-Anbieter prüfen
den Zugriff auf Backups neu regeln
Solange der alte Dienstleister Zugriff behält, bleibt er ein Sicherheitsrisiko, auch ohne böse Absicht.
Wie lange dauert ein Wechsel und was kostet er?
Bei einem kleinen Büro mit überschaubarer Umgebung sind zwei bis sechs Wochen ein realistischer Rahmen, abhängig davon, wie gut die Dokumentation ist und wie schnell der bisherige Anbieter Zugänge herausgibt. Bei mehreren Standorten, Servern oder Branchensoftware kann es länger dauern.
Zu den Kosten: Meist fällt eine einmalige Bestandsaufnahme beziehungsweise Einrichtung beim neuen Anbieter an. Dem stehen oft Einsparungen gegenüber, weil Abläufe aufgeräumt und unnötige Dienste gekündigt werden. Achten Sie darauf, nicht doppelt zu zahlen: Wenn Sie rechtzeitig kündigen und den Übergang planen, überschneiden sich die Verträge nur kurz.
Planen Sie außerdem einen Puffer für Unerwartetes ein. Fast jede Bestandsaufnahme fördert vergessene Lizenzen, alte Konten oder ungenutzte Dienste zutage, die entweder bereinigt oder bewusst weitergeführt werden sollten.
Typische Fehler
Kündigen, bevor der neue Anbieter feststeht: Dann stehen Sie ohne Betreuung da.
Zugänge nicht sichern: Wer die Zugangsdaten erst am Tag der Kündigung anfordert, wartet oft lange.
Backups nicht testen: Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob sich Daten tatsächlich wiederherstellen lassen.
Telefonie vergessen: Wenn die Telefonanlage vom alten Anbieter betreut wird, sollten Rufnummern und Verträge gleich mit geklärt werden. Wie unkompliziert das gehen kann, zeigt „Rufnummer mitnehmen beim Anbieterwechsel".
Im Streit auseinandergehen: Auch wenn Sie unzufrieden sind, bleibt ein sachlicher Ton hilfreich. Sie sind auf die Übergabe angewiesen.
Ein guter Wechsel ist unauffällig: Am Tag der Übergabe merken Ihre Mitarbeiter nichts, außer dass Anfragen schneller beantwortet werden.
Was Sie danach haben sollten
Nach einem sauberen Wechsel verfügen Sie über:
eine aktuelle Dokumentation aller Geräte, Konten und Dienste
Administratorzugänge, die bei Ihnen liegen
getestete Backups
klare Ansprechpartner und Reaktionszeiten
einen Vertrag, den Sie verstehen
Gerade beim Thema Microsoft 365 lohnt sich ein genauer Blick. Warum die Verwaltung dort ein wichtiger Teil guter Betreuung ist, lesen Sie in „Microsoft 365 für kleine Unternehmen".
Was wir für Betriebe umsetzen
Wir übernehmen die IT-Betreuung im laufenden Betrieb: mit Bestandsaufnahme, Dokumentation, Übernahme der Zugänge und einem abgestimmten Übergang, ohne Ausfall. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter IT-Service von Webovo.
Fazit
Ein Wechsel des EDV-Dienstleisters ist kein Risiko, wenn Sie ihn planen: Vertrag prüfen, Bestandsaufnahme machen, Dokumentation und Zugänge sichern, den Übergang parallel gestalten und danach alle alten Zugriffe entziehen. Wer das beachtet, wechselt ohne Ausfall und gewinnt dabei oft zum ersten Mal einen vollständigen Überblick über die eigene IT.